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Dr. Robert Beier, LL.M. | Fachanwalt für Erbrecht

Notar | Beglaubigung | Kosten | Unterschrift | Arten

Beglaubigung vom Notar – Kosten, Arten & mehr im Überblick

Kopien oder Abschriften wichtiger Dokumente, wie beispielsweise Urkunden oder Zeugnisse können oftmals nur dann im Rechtsverkehr gültig eingesetzt werden, wenn sie von einem Notar beglaubigt wurden. Für manche Bewerbungen, Anträge, Anmeldungen oder Einträge werden beglaubigte Fotokopien von Geburtsurkunden, Zeugnissen oder anderen Personenstandsurkunden benötigt. Beglaubigungen bestätigen die Richtigkeit von Dokumenten. „Sie müssen das beglaubigen lassen“, hat wohl jede Person schon einmal gehört.  Mit der Beglaubigung wird der Beweis über die Echtheit eines Dokuments geführt. Hiervon zu unterscheiden ist der Fall, dass die persönliche Unterschrift notariell beglaubigt werden muss. Dies ist dann der Fall, wenn Sie beweisen müssen, dass Sie der Urheber einer Unterschrift sind. In unserem Beitrag „Beglaubigung Notar“ erfahren Sie nicht nur, was genau eine Beglaubigung ist und welche Unterschiede zur Beurkundung bestehen, sondern auch wann Sie eine Beglaubigung vom Notar benötigen und welche Kosten dabei anfallen.

Was ist eine notarielle Beglaubigung und wie unterscheidet sie sich von der Beurkundung?

Bei notariellen oder auch öffentlichen Beglaubigungen handelt es sich um Bescheinigungen für die Richtigkeit von Unterschriften, Abschriften und sonstigen einfachen Zeugnissen durch einen Notar. Allgemein bescheinigt die Beglaubigung, dass Zweitschriften mit dem Original übereinstimmen.

Hierfür prüft der Notar zunächst, ob ihm ein Original vorgelegt wurde. Der Notar kann keine beglaubigte Fotokopie von einer einfachen Fotokopie vornehmen. Bringen Sie eine eigene Fotokopie mit, wird geprüft, ob diese Abschrift mit dem Original übereinstimmt. Anschließend wird die Richtigkeit der Fotokopie des Dokuments beglaubigt. Die Inhalte der Unterlagen werden dabei nur im Hinblick auf ihre Strafbarkeit überprüft, da der Notar in diesem Fall die Mitwirkung verweigern muss. In der Regel erteilen Notare auch keine Beratung bezüglich des Inhalts. Wenn Sie dies dennoch wünschen, löst das zusätzliche Gebühren aus.

Bei Beurkundungen vom Notar müssen Sie Ihren Ausweis vorlegen. Im Gegensatz zu Beglaubigungen wird hier auch der Wille der erschienenen Person erforscht, Sachverhalte besprochen, über rechtliche Tragweiten aufgeklärt sowie Erklärungen eindeutig in die Urkunde aufgenommen. Die Aufgaben des Notars sind hier also erheblich umfangreicher. Anschließend genehmigen Sie die Urkunde durch Ihre Unterschrift.

Wann benötigen Sie eine Beglaubigung vom Notar?

Notarielle Beglaubigungen sind vor allem bei Eintragungen und Anmeldungen zu öffentlichen Registern erforderlich. Gemäß § 12 des Handelsgesetzbuchs (HGB) sind Anmeldungen zur Eintragung in das Handelsregister elektronisch und in notariell beglaubigter Form einzureichen. Wenn eine Urschrift oder eine einfache Abschrift gefordert wird, genügt es, elektronische Aufzeichnungen zu übermitteln. Sind dagegen notariell beglaubigte Abschriften oder andere notariell beglaubigte Dokumente verlangt, müssen Sie sich mit den entsprechenden Unterlagen an ein Notariat wenden. Gemäß § 29 der Grundbuchordnung wird auch bei einer Eintragung in das Grundbuch eine notariell beglaubigte Urkunde benötigt. Bei einfachen Hypotheken- und Grundschulbestellungen, Abtretungen, Pfandentlassungen, Löschungsbewilligungen und Auflassungsvormerkungen sind notarielle Beglaubigungen sogar die formelle Eintragungsvoraussetzung.

Arten von notariellen Beglaubigungen

Unterschriftsbeglaubigungen

Bei der Beglaubigung von Unterschriften beglaubigt der Notar die Echtheit der Unterschrift einer ganz bestimmten Person. Die betroffene Person muss sich gegenüber dem Notar mit einem entsprechenden Ausweisdokument ausweisen. Die Ausweispflicht entfällt, wenn der Notar die Person bereits kennt, gleich ob privat oder aus einer früheren Beurkundung.

Achten Sie darauf, dass Sie ein gültiges Ausweisdokument vorlegen. Im besten Fall ist dies ein gültiger Personalausweis. Ein Reisepass ist ebenfalls ausreichend.

Im Rahmen der Unterschriftsbeglaubigung werden zwei Arten unterschieden:

1.   Sie setzen die Unterschrift in Anwesenheit des Notars

Wenn Sie die Dokumente unmittelbar vor den Augen des Notars unterschreiben, wird im Beglaubigungsvermerk festgehalten, dass die Unterschrift vor dem Notar vollzogen worden ist.

2.   Das Dokument ist bereits unterzeichnet

Ebenso wirksam ist es, wenn Sie bereits die Unterschrift in Abwesenheit des Notars vollzogen haben (bspw. vor Ihrem Besuch in einem Notarbüro zu Hause). Wenn ein bestimmtes Dokument bereits unterzeichnet wurde, können Sie es einem Notar vorlegen. Sofern Sie gegenüber dem Notar bestätigen, dass die vollzogene Unterschrift von Ihnen stammt, ist dies ebenso zulässig. Im Beglaubigungsvermerk wird festgehalten, dass die Unterschrift vor dem Notar anerkannt wurde.

Beglaubigte Abschriften, Ablichtungen und Fotokopien

Eine sogenannte beglaubigte Abschrift bezeugt die Übereinstimmung der gefertigten Kopie mit einem vorgelegten Original. Beglaubigte Fotokopien kann der Notar von sämtlichen Urkunden ausstellen, die ihm vorgelegt werden. Dazu zählen jede Art von Zeugnissen, Urkunden sowie sonstige Papiere. Beglaubigte Abschriften können jedoch immer nur vom Original oder einer bereits beglaubigten Abschrift angefertigt werden. Einfache Kopien reichen als Grundlage nicht aus.

Sonstige einfache Zeugnisse

Der Notar erteilt ebenfalls sonstige einfache Zeugnisse. Man spricht insoweit auch von Bescheinigungen des Notars. Hierunter fallen insbesondere:

  • Bescheinigung über eine Vertretungsberechtigung gemäß § 21 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 BNotO;
  • Bescheinigung über das Bestehen oder den Sitz einer juristischen Person oder Handelsgesellschaft, die Firmenänderung, eine Umwandlung oder über sonstige rechtserhebliche Umstände gemäß § 20 Abs. 1 S. 1 Nr. 2 Bundesnotarordnung;
  • Satzungsbescheinigung gemäß § 181 Abs. 1 S. 2 AktG;
  • Bescheinigung über eine durch Rechtsgeschäft begründete Vertretungsmacht gemäß Paragraph 20 Abs. 3 Bundesnotarordnung;
  • eine durch einen Notar bescheinigte Gesellschafterliste gemäß § 40 Abs. 2 GmbHG;
  • Lebensbescheinigung (dass eine bestimmte Person an einem bestimmten Tag noch gelebt hat);
  • Bescheinigung über die Vorlesungszeit einer privaten Urkunde, z.B. zur Sicherung der Priorität von Erfindungen, Kompositionen, literarischen Texten, Formeln usw.

Kosten

Den Kosten für eine notarielle Beglaubigung liegt der Gebührensatz zugrunde, der vom bundesweit einheitlichen Gerichts- und Notarkostengesetz festgelegt wird. Die konkreten Kosten können entweder vom Aufwand oder vom Geschäftswert abhängen. Hierfür sieht das Notarkostengesetz eine entsprechende Gebührenstaffelung vor. Notarkosten können als Fünftelgebühr, einfach, hälftig oder doppelt entstehen.

Für die notarielle Beglaubigung einer Unterschrift fällt beispielsweise die Fünftelgebühr an. Das bedeutet, dass die Gebühr ein Fünftel des normalen Gebührensatzes beträgt. Es fallen aber mindestens 20 Euro und höchstens 70 Euro an, jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer. Die Rechtsgrundlage bilden § 40 und § 41 des Beurkundungsgesetzes.

Die Gebühren für die Beglaubigung einer Abschrift richten sich nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG). Demnach wird für die Beglaubigung einer Abschrift eine Mindestgebühr in Höhe von 10 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer erhoben. Umfasst das Original dabei mehr als zehn Seiten, wird für jede weitere Seite eine Gebühr in Höhe einem weiteren Euro erhoben. Wenn Sie beim Notar also zum Beispiel ein Dokument mit fünfzehn Seiten vorlegen, bezahlen Sie für die Beglaubigung eine Gebühr in Höhe von 15 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer. Der Gesamtbetrag beläuft sich demnach auf 17,85 Euro.

Wenn Sie weitere Fragen haben oder einen Notar für Ihre Beglaubigung suchen, sind wir gerne für Sie da. Wir bedanken uns für Ihre Aufmerksamkeit. Weitere Fragen beantwortet gerne Fachanwalt und Notar Dr. Robert Beier, LL.M. unter 06151/130230.

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